Organisatie gebouw

Vereniging van mede-eigenaars (VME)

De VME bestaat uit alle mede-eigenaars die samen een organisatie vormen.

Deze vereniging heeft een eigen vermogen, een maatschappelijke zetel, een ondernemingsnummer en een eigen naam. De VME staat in voor het technisch, administratief, financieel en juridisch beheer van de gemeenschappelijke delen van het gebouw. De VME zal door middel van een eigenaarsvergadering beslissingen nemen die de syndicus zal uitvoeren.

De syndicus is dus enkel de vertegenwoordiger van de VME en eigenaarsgroep.

Commissaris van de rekeningen

De commissaris van de rekeningen wordt aangesteld door de AV en voert toezicht uit op de boekhouding van de VME. Het mandaat van de commissaris van de rekeningen loopt steeds tot de volgende algemene vergadering en is hernieuwbaar. De commissaris van de rekeningen hoeft geen mede-eigenaar te zijn.

Raad van mede-eigendom

De raad van mede-eigendom is verplicht vanaf 20 woonkavels en wordt aangesteld door de AV en heeft de verantwoordelijkheid om erop toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert. Het mandaat van de raad van mede-eigendom loopt steeds voor de periode dat ze is aangesteld of dit de volgende vergadering en is hernieuwbaar. De leden van de raad van mede-eigendom dienen mede-eigenaars te zijn.

Algemene vergadering (AV)

De algemene vergadering bestaat uit de mede-eigenaars en neemt de beslissingen. De betrokken organen van de algemene vergadering zijn:

Voorzitter

De voorzitter wordt aangesteld door de AV en zit de AV voor.

Hij moet de notulen, na lezing, ondertekenen (artikel 3.87, §10, 2de lid BW );

De voorzitter dient een mede-eigenaar te zijn.

Syndicus

De syndicus nodigt de mede-eigenaars uit voor de AV, controleert of alles juridisch correct verloopt en na afloop voert hij de genomen beslissingen uit.

Secretaris

De secretaris wordt aangesteld door de AV en dient de notulen ervan op te stellen en te ondertekenen. De wet bepaalt dat de syndicus de notulen van de algemene vergadering dient op te stellen, wat maakt dat de syndicus meestal de secretaris is.

Syndicus

De syndicus voert de genomen beslissingen van de algemene eigenaarsvergadering uit. De syndicus staat in voor het toezicht op de juridisch correcte besluitvorming binnen de vereniging van mede-eigenaars, neemt dringende en bewarende maatregelen en voert de administratie en de boekhouding van de VME.

De regels in een gebouw worden gevormd door de wetgeving als Burgerlijk wetboek, politiereglement enz.

Intern wordt het gebouw verdeeld door de statuten. De statuten bestaan uit de basisakte & het reglement van mede-eigendom & en het reglement van mede-eigendom. De basisakte & het reglement van mede-eigendom is door de notaris vastgelegd en wijziging dus ook via de notaris en dus niet goedkoop.

De statuten bestaan uit de basisakte & het reglement van mede-eigendom & en het reglement van mede-eigendom of RIO.

In de basisakte vind je de beschrijving van het gehele gebouw terug samen met de beschrijving van de privatieve en gemeenschappelijke delen. Ook de beschrijving van het aandeel van de gemeenschappelijke delen dat aan ieder privatief deel is verbonden, kan je hierin terugvinden.

In het reglement  van mede-eigendom staan onder meer de kostensleutels en wijze van verdeling kosten beschreven alsmede rechten en plichten eigenaars tegenover privatieve en gemeenschappelijke kavels.

De wet van 2 juni 2010 verplichtte dat alle statuten gecoördineerd dienden te worden. Dit mocht tijdelijk, tot 1 september 2014, onderhands gebeuren. Nadien, en bij wijzigingen aan de statuten, diende dit weer via authentieke akte te verlopen. Veel gebouwen in mede-eigendom hebben dus nog vaak onderhands gecoördineerde statuten, waardoor deze elk jaar nog dienen bekrachtigd te worden op de algemene vergadering. Op die manier blijft het ook afdwingbaar bij nieuwe kopers.

Het RIO of Reglement van Inwendige Orde is het enige document dat de eigenaarsgroep elk jaar op de jaarvergadering onderling kan wijzigen en is een verplichte aanvulling op de statuten. Het reglement bevat ondermeer bedrag van mededinging, 2-wekelijkse periode jaarvergadering, regels over samenroepen eigenaarsvergaderingen, bevoegdheden organen, praktische afspraken en eventuele boeteclausules.

De betrokken eigenaar zal in eerste instantie hierop worden gewezen door de syndicus als het gaat over de gemeenschappelijke delen van het gebouw.  De mede-eigenaar ontvangt ten eerste een ingebrekestelling. Wanneer de mede-eigenaar hier geen gevolg aan geeft, ontvangt deze een eerste aangetekende ingebrekestelling. Een tweede aangetekende ingebrekestelling wordt in sommige gevallen ook nog verstuurd. Bij aanhoudende problemen kan de syndicus een mandaat krijgen van de algemene vergadering om andere middelen aan te wenden. Dit kan bijvoorbeeld een advocaat zijn voor de eiegnaarsgroep die de betrokken mede-eigenaar zal aanschrijven en waar nodig zal dagvaarden.

Let wel: de syndicus is onpartijdig en komt niet tussen in geschillen tussen mede-eigenaars onderling.

De syndicus zal zich in de eerste instantie richten tot de verhuurder-eigenaar die mee instaat voor de naleving de regels gemeenschap door diens huurder. Zo moet de verhuurder ook de basisakte en reglementen aanhechten aan de huurovereenkomst en de notulen van de vergaderingen in uittreksels overmaken aan zijn huurder. Indien nodig zal de syndicus de huurder aanspreken / aanschrijven / aangetekend aanschrijven en mits akkoord eigenaarsgroep de huurder dagvaarden.

Let wel: de syndicus is onpartijdig en komt niet tussen in geschillen tussen bewoners onderling.

Een syndicus is verplicht vanaf het ontstaan van de VME (vereniging van mede-eigendom) met rechtspersoonlijkheid, dus na het tekenen van de basisakte en na eerste verkoop zodat er minimaal twee eigenaars zijn.

Syndicus zijn is een beschermd beroep dus enkel mede-eigenaars kunnen in hun eigen gebouw syndicus worden of de eigenaars kunnen een erkend extern syndicus als Original Immo aanstellen.

Offerte kan hier worden opgevraagd

Nieuwbouw:

Bij nieuwbouw stelt de bouwheer of projectontwikkelaar vaak de eerste syndicus aan om de eerste vergadering te organiseren. Het mandaat kan dan worden bevestigd voor 1 tot 3 jaar of een andere syndicus kan worden aangesteld met meerderheid van stemmen.

Bestaand gebouw:

Bij bestaande gebouwen is het de eigenaarsvergadering die een syndicus aanstelt voor 1 tot 3 jaar.

U neemt best vooraf een eigenaarsvergadering contact op met het Original Immo Beheersteam om een offerte op te laten stellen en het huidige contract met uw syndicus te evalueren.

Begin op tijd en voordat het contract met de huidige syndicus verlopen is.

Zo vermijdt je dat het gebouw zonder syndicus komt te zitten of dat onverwachtse verbrekingsvergoedingen moeten worden betaald door vroegtijdig opzeg van het contract met de huidige syndicus(!).

Opties zijn;

Optie A: aanstelling via de eerstvolgende eigenaarsvergadering of algemene vergadering (AV) 

Wil je graag van syndicus veranderen en staat er binnenkort een algemene vergadering op de planning?

Dien volgende agendapunten dan zo snel als mogelijk en schriftelijk in bij de huidige syndicus:

• ontslag huidige syndicus
• aanstelling nieuwe syndicus

Agendapunten kan je in de loop van het boekjaar steeds schriftelijk bij je syndicus indienen, die deze dan verplicht moet opnemen op de agenda van de eerstvolgende vergadering.

Pas op (!) Je moet dit op tijd doen, anders mag je syndicus de punten naar de daaropvolgende vergadering doorschuiven.

Onder “op tijd” verstaat het Burgelijk wetboek dat de syndicus agendapunten mag weigeren indien deze pas na de eerste dag van de drie weken die voorafgaan aan de vastgelegde 15-daagse vergaderperiode zijn binnengekomen.

Beide agendapunten dienen door de algemene vergadering gestemd te worden met een meerderheid van stemmen van de aanwezige mede-eigenaars.

Dit is de makkelijkse manier om te wijzigen.

Optie B: Aanstelling via een speciale eigenaarsveragdering of Bijzondere Algemene Vergadering (BAV)

Indien er niet meteen een Algemene Vergadering op de agenda staat en de eigenaars wensen toch snel van syndicus te wisselen, dan kan er een bijzondere algemene vergadering (BAV) aangevraagd worden. Dit gebeurt door minimaal 1/5de of 20% van de eigenaars en de aanvraag van een bijzondere algemene vergadering dient aan specifieke vormvereisten te voldoen.

Hier vraag je dus best hulp aan het Original Immo Beheersteam op welkom@oi.be

Optie C: referendum of vonnis vrederechter

Heb je momenteel geen syndicus in je gebouw of zijn alle mede-eigenaars het eens met de omschakeling naar de nieuwe syndicus? Dan kan je schriftelijk de nieuwe syndicus aanstellen door alle mede-eigenaars de offerte te laten ondertekenen.

Ook kan de vraag worden gesteld aan de vrederechter.

Hier vraag je dus best hulp aan het Original Immo Beheersteam op welkom@oi.be

Als syndicus kunnen wij niet op het kadaster of rijksregister maar is het toch belangrijk dat wij beschikken over de meest recente contactgegevens van u en uw eventuele huurders.

Mogen wij dus vriendelijk vragen altijd via volgende link zaken goed op te volgen?

Eigenaarsgegevens invullen

De administratiekosten voor de overgang en audit van het dossier is bij het Original Immo beheerteam gratis.

Dus nazicht inschrijving KBO, OVAM, RIO, KEI, EPC GD, GDPR, analyse basisakte, update lijst eigenaars en eventueel kadaster, syndicusgegevens in gang en lift, overgang/openen/afsluiten rekeningnummers is allemaal gratis.

Echter hoe beter het dossier in orde is, hoe lager de overige opstartkosten.

De VME heeft verschillende administratieve verplichtingen als inschrijving KBO-nummer, regularisatie liften, GDPR compliancy dossier, RIO (reglement van inwendige orde), EPC gemeenschappelijke delen, keuring elektrische installatie, asbestattest enz.

Indien deze ontbreken worden deze gelijk bij de eerste audit in orde gemaakt op kosten van de VME. Dit behoeft geen akkoord AV van de VME gezien de wettelijke verplichting en grote verantwoordelijkheden van de eigenaarsgroep over die zaken.

Als dit resulteert in een eenmalige grote opstartkost is dat uiteraard niet de ‘schuld’ van de syndicus.

Dit hangt af van de beschrijving in de basisakte. Klassiek is bijvoorbeeld de fundering van een terras tot en met de waterkering gemeenschappelijk maar of de terrasleuning privatief is hangt af van gebouw tot gebouw en de beschrijving basisakte. De overige delen die nut hebben tot meerdere kavels zijn gemeenschappelijk.

Het is de taak van de syndicus om de jaarlijkse eigenaarsvergadering (= algemene vergadering) te organiseren, één keer per jaar, tijdens de 15-daagse periode opgenomen in het reglement van interne orde.

Voor een tussentijdse buitengewone algemene vergadering heeft de syndicus het recht om deze samen te roepen telkens als er in het belang van de mede-eigendom een dringende beslissing dient genomen te worden.

Op verzoek van de mede-eigenaars is de syndicus verplicht een algemene vergadering samen te roepen indien deze mede-eigenaars samen ten minste één vijfde (= 20%) van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Dit verzoek dient per aangetekend schrijven te worden verstuurd naar de syndicus. Deze beschikt dan over een termijn van dertig dagen na de ontvangst van het verzoek om de bijeenroeping te verzenden aan alle mede-eigenaars.

Indien de syndicus geen gevolg geeft aan het verzoek, kan een van de mede-eigenaars die het verzoek mee heeft ondertekend, zelf de algemene vergadering bijeenroepen.

Bij gebrek aan een syndicus, kan op verzoek van de raad van mede-eigendom, de voorzitter van de laatste algemene vergadering of een of meerdere mede-eigenaars, een algemene vergadering bijeenroepen om een syndicus aan te stellen.

Op bevel van de vrederechter: elke mede-eigenaar kan afzonderlijk aan de rechter vragen om, binnen een termijn die de rechter vastlegt, de bijeenroeping van een algemene vergadering te bevelen om te beraadslagen over een door de betrokken mede-eigenaar bepaald voorstel, wanneer de syndicus verzuimt of onrechtmatig weigert dit te doen.

Indien je zelf niet aanwezig kan zijn op de algemene vergadering heb je de optie om een schriftelijke volmacht te geven aan een derde, met uitzondering van de syndicus en rechtsonbekwame personen.

Je vindt de volmacht terug bij de link downloads op deze website.

De stemming verloopt volgens gemaakte afspraken en afhankelijk van het soort agendapunt is een bepaald % nodig om dat agendapunt goed te keuren;

• Volstrekte/gewone meerderheid = +50%:
  • De oprichting en samenstelling van de raad van mede-eigendom, in elke mede-eigendom omvattende minder dan 20 kavels, met uitzondering van de kelders, garages en parkeerplaatsen;
  • De samenstelling van de raad van mede-eigendom, in elke mede-eigendom omvattende meer dan 20 kavels, met uitzondering van de kelders, garages en parkeerplaatsen;
  • De wettelijk opgelegde werken en de werken tot behoud van het goed en daden van voorlopig beheer;
  • Alle beslissingen waarvoor geen strengere meerderheidsvereiste van toepassing is.
• Meerderheid van twee derde = +67%:
  • Iedere wijziging van de statuten voor zover zij slechts het genot, het gebruik of het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten betreft;
  • Alle werken betreffende de gemeenschappelijke gedeelten, met uitzondering van de wettelijk opgelegde werken en de werken tot behoud van het goed en daden van voorlopig beheer;
  • Het bedrag van de opdrachten en contracten vanaf hetwelk mededinging verplicht is;
  • De werken aan bepaalde privatieve delen, die om economische of technische redenen, door de vereniging van mede-eigenaars zullen worden uitgevoerd (mits motivering);
  • Opdrachten of delegatiebevoegdheid aan de raad van mede-eigendom.
• Meerderheid van vier vijfde = 80%:
  • Iedere andere wijziging van de statuten, alsook de verdeling van de lasten van de mede-eigendom;
  • De wijziging van de bestemming van het onroerend goed of een deel daarvan;
  • De heropbouw van het onroerend goed of de herstelling van het beschadigd gedeelte in geval van gedeeltelijke vernietiging;
  • Iedere verkrijging van nieuwe onroerende goederen bestemd om gemeenschappelijk te worden;
  • Alle daden van beschikking van gemeenschappelijke onroerende goederen; Dit omvat ook de wijziging van de zakelijke gebruiksrechten ten voordele van één mede-eigenaar op de gemeenschappelijke delen;
  • De wijziging van de statuten in het kader van de oprichting van deelverenigingen met rechtspersoonlijkheid;
  • Over de verdeling van een kavel of over de volledige of gedeeltelijke vereniging van twee of meer kavels;
  • Over de afbraak of de volledige heropbouw van het gebouw om redenen van hygiëne of veiligheid of wanneer de kostprijs voor de aanpassing van het gebouw aan de wettelijke bepalingen buitensporig zou zijn.
• Eenparigheid van stemmen = 100%:
  • De wijziging van verdeling van de aandelen van de mede-eigendom, uitgezonderd:
    • Wanneer de werken, de verdeling of de vereniging van kavels of daden van beschikking door de algemene vergadering beslist worden bij de door de wet vereiste meerderheid, in welk geval over de eventueel noodzakelijke wijziging van verdeling van de aandelen kan beslist worden bij dezelfde meerderheid;
    • Wanneer tot de oprichting van deelverenigingen wordt beslist, in welk geval over de verdeling van de aandelen kan beslist worden bij dezelfde vier vijfde meerderheid.
    • Wanneer de wet eenparigheid van alle mede-eigenaars voorschrijft en die in de algemene vergadering niet wordt bereikt door de afwezigheid van een of meerdere mede-eigenaars, zal er een nieuwe algemene vergadering bijeenkomen na een termijn van minstens dertig dagen waarin de betrokken beslissing met eenparigheid van stemmen van alle aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars kan worden genomen.
  • De beslissingen betreffende de volledige heropbouw van het onroerend goed indien de voornoemde redenen zouden ontbreken.
  • De beslissing tot ontbinding van de vereniging van mede-eigenaars.

Alle agendapunten die de syndicus nuttig vindt, aangevuld met de agendapunten aangedragen door de eigenaars of huurder.

Volgens het Burgerlijk Wetboek dient de syndicus de agendapunten voor te leggen die schriftelijk en per mail worden ingediend tot drie weken voor de eerste dag van de 15-daagse periode waarbinnen de jaarlijkse algemene vergadering dient plaats te vinden.

Europese regelgeving maakt dat sinds 2018 er nu extra bescherming is voor eigenaars in een VME zodat de syndicus niet vrij hun persoonsgegevens kan delen met derden buiten de VME. Binnen de VME kunnen gegevens worden gedeeld conform regels Burgerlijk Wetboek.

Persoonsgegevens zijn vooral namen/adres/E-mail/geboortedatum/foto/samenstelling gezin/relatie/ rijksregisternummer/bankrekening die ‘behoorlijk’ moeten worden verwerkt. U begrijpt dat als u bijvoorbeeld een dringend rioleringsprobleem heeft dat bijvoorbeeld uw contactgegevens worden gedeeld met de rioleringsfirma voor een interventie.

De VME heeft hierover een overeenkomst met de syndicus en u kan de verwerkingsovereenkomst hier downloaden want de syndicus is enkel de verwerker en de VME blijft de verantwoordelijke partij.