Het voor de syndici cruciale wetsontwerp houdende diverse tijdelijke en structurele bepalingen inzake Justitie werd gepubliceerd op de website van de Kamer van Volksvertegenwoordigers. Dit ontwerp bevat de vereiste wettelijke bepalingen omtrent (1) de mogelijkheid tot uitstel van algemene vergaderingen, (2) de tijdelijke verlaging van de unanimiteitsgrens voor de schriftelijke besluitvorming en (3) de verankering van aanwezigheid op afstand in het appartementsrecht. Het wordt nu met urgentie behandeld en stond vandaag reeds op de agenda in de Kamercommissie Justitie.
Belangrijke voorafgaande opmerking: het ontwerp voorziet in een retroactieve inwerkingtreding van zowel de mogelijkheid tot uitstel als de verlaging van de grens voor de schriftelijke besluitvorming op 1 oktober 2020. Alle algemene vergaderingen die de voorbije twee maanden werden geannuleerd vallen dus onder de aangereikte oplossingen.
Voor afwezigheid op afstand (en dus de organisatie van een algemene vergadering via zoom, teams, …) is geen retroactieve inwerkingtreding voorzien. De wetgever acht dat niet noodzakelijk, aangezien men vertrekt van de evolutieve interpretatie. Die stelt dat de huidige Wet aanwezigheid op afstand reeds toelaat. Deze evolutieve interpretatie werd bevestigd door de minister in zijn communicatie van 21 oktober 2020.
De verankering van aanwezigheid op afstand is een permanente wijziging. De mogelijkheid tot uitstel van algemene vergaderingen en de afwijking van de unanimiteitsvereiste voor de schriftelijke besluitvorming zijn dan weer tijdelijke maatregelen, die op 10 maart 2021 aflopen. Aangezien we vandaag geen kristallen bol hebben die ons kan zeggen hoe de situatie zal evolueren, voorziet het ontwerp dat de regering via KB aan deze datum kan sleutelen. Moesten de tijdelijke maatregelen langer noodzakelijk zijn, kan de regering de voorziene periode verlengen.
De voor de syndici relevante artikels 47 tot en met 51 zitten vervat in hoofdstukken 19 en 20 van het wetsontwerp.
Mogelijkheid tot uitstel van algemene vergaderingen (artikel 47 van het wetsontwerp)
Dit artikel laat toe dat algemene vergaderingen worden uitgesteld naar de eerstvolgende in het reglement van interne orde vastgelegde periode van 15 dagen. Deze mogelijkheid geldt voor alle algemene vergaderingen die normaliter in de periode van één oktober 2020 tot en met 9 maart 2021 (hadden) moeten plaatsvinden.
Ook voor algemene vergaderingen uit het voorjaar, die op grond van het KB nr. 4 al eens zijn uitgesteld maar die nog niet konden worden ingehaald tegen de deadline van 30/11/2020, kan de mogelijkheid tot uitstel worden ingeroepen. Artikel 47 van het wetsontwerp verduidelijkt dit expliciet.
We geven nog mee dat de organisatie van fysieke algemene vergaderingen, volledig verboden zijn en dit reeds minstens tot en met 15 januari 2021. In het nieuwe MB dd. 28 november 2011 werd aan dit verbod immers niet geraakt.
Het tweede lid van art. 47 bevat een vangnetbepaling, die stelt dat de syndicus toch een algemene vergadering moét houden wanneer een dringende beslissing aangewezen is of wanneer één of meer mede-eigenaars die ten minste 1/5de van de aandelen van de gemeenschappelijke delen bezitten, daarom verzoeken.
In de huidige omstandigheden (verbod op fysieke algemene vergaderingen) dient de syndicus in dit scenario te pogen hetzij een algemene vergadering met aanwezigheid op afstand te organiseren, hetzij een procedure van schriftelijke besluitvorming op te starten. Hou in deze de precieze formulering in het wetsontwerp in gedachten: ‘Indien die algemene vergadering omwille van omstandigheden redelijkerwijze niet fysiek of op afstand kan gehouden worden, kan toepassing gemaakt worden van artikel 48 van deze wet [over de schriftelijke besluitvorming].’ Onder ‘redelijkerwijze’ mag men o.i. immers ook de situatie verstaan waarbij er geen valabele mogelijkheid is om een zaal te huren, wanneer er extra kosten aan de organisatie van de vergadering verbonden zijn zoals voor setup van de zaal of de software, of dat er überhaupt nog geen efficiënt softwaresysteem bestaat om (bv. in grotere gebouwen) ….
Hoe dienen de mede-eigenaars te verzoeken om de organisatie van een algemene vergadering? Dat gebeurt ‘overeenkomstig de in artikel 577-6, § 2 vastgestelde procedures’, te weten via een per post aangetekende brief. Deze procedure is genoegzaam bekend. Door naar art. 577-6, §2, 2de lid BW te verwijzen laat het wetsontwerp ook de mogelijkheid open dat bij stilzitten van de syndicus één van de verzoekende mede-eigenaars zelf de algemene vergadering bijeenroept. Bij gebrek aan een syndicus kan eveneens de procedure in art. 577-6, §2, 2de lid BW toegepast worden.
Het 3de, 4de en 5de lid van art. 47 van het wetsontwerp reiken praktische oplossingen aan voor alle consequenties die kunnen voortvloeien uit het uitstel van de algemene vergadering.
Net zoals in het KB nr. 4 wordt bepaald dat het mandaat en het contract van de syndicus van rechtswege wordt verlengd indien de algemene vergadering is uitgesteld en het contract/mandaat onderwijl afloopt. Zo wordt vermeden dat gebouwen zonder syndicus zouden komen te zitten. De verlenging loopt tot aan de eerstvolgende algemene vergadering.
Hetzelfde geldt voor de mandaten van de leden van de raad van mede-eigendom en de commissarissen van de rekeningen. Ook de opdrachten en bevoegdheidsdelegaties aan de raad van mede-eigendom blijven verderlopen tot op het moment van de eerstvolgende algemene vergadering.
Daarnaast voorziet het wetsontwerp ook in een oplossing op boekhoudkundig vlak, in het bijzonder met betrekking tot de begroting van de mede-eigendom en de opvraging van de provisies in geval van een uitgestelde algemene vergadering. Daartoe voorziet het wetsontwerp dat de syndicus zijn bevoegdheden uitvoert op grond van de meest recent door de algemene vergadering goedgekeurde begroting. De begroting voor het jaar waarin de algemene vergadering niet is kunnen doorgaan zal geacht dienen te worden gelijk te zijn aan de begroting voor het jaar daarvoor. De syndicus is gemachtigd op basis van dergelijke gelijke begroting de provisies op te vragen.
Middels deze bepalingen worden cruciale garanties geboden inzake de continuïteit van het goed beheer van appartementsgebouwen.
Tijdelijke versoepeling van de schriftelijke besluitvorming (artikel 48 van het wetsontwerp)
Het wetsontwerp schrijft voor dat tussen 1 oktober 2020 en 9 maart 2021 op rechtsgeldige wijze via schriftelijke besluitvorming beslissingen kunnen worden genomen met het ‘normale’ quorum. Te weten: wanneer meer dan de helft van de leden van de vereniging van mede-eigenaars aan de stemming deelneemt en voor zover zij ten minste de helft van de aandelen bezitten.
Tevens worden de ‘normale’ meerderheden gehanteerd, zoals voorgeschreven door art. 577-7 BW. De uitvoering van werken kan dus gestemd worden met een meerderheid van 2/3de van de stemmen en zelfs met volstrekte meerderheid wanneer het om wettelijk verplichte werken of daden van voorlopig beheer gaat.
Men kan zodoende schriftelijk beslissingen nemen met het quorum en de meerderheden zoals die van toepassing zijn bij een algemene vergadering. Dit tot en met 9 maart 2021.
Aan de procedure verandert niet veel. De vormvoorschriften zijn nog steeds deze die in art. 577-6, §11 BW worden opgelegd. Het wetsontwerp legt wel een termijn op waarin de stembrieven ‘binnen’ moeten zijn: ‘Geldig zijn de stembrieven die de syndicus met de post of elektronisch heeft ontvangen binnen drie weken of, in spoedeisende gevallen en voor zover dit in de oproeping is aangegeven, binnen acht dagen na de datum van de verzending van de oproeping.‘
Het wetsontwerp omschrijft tevens de verplichting van de syndicus om notulen op te stellen iets preciezer. De syndicus moet naast de behaalde meerderheden en de naam van de mede-eigenaars die tegen hebben gestemd of zich hebben onthouden ook de naam notuleren van de mede-eigenaars wier stembrief tijdig is toegekomen.
Periode waarbinnen de maatregelen gelden (artikel 49 van het wetsontwerp)
Artikel 49 van het wetsontwerp schrijft voor dat de tijdelijke maatregelen in art. 47 en art. 48 van kracht zijn tot en met 9 maart 2021.
Verankering aanwezigheid op afstand (artikel 50 en 51 van het wetsontwerp)
Deze artikelen brengen een belangrijke verduidelijking aan in het appartementsrecht. In de Wet op de Mede-Eigendom wordt met name ingeschreven dat een mede-eigenaar hetzij fysiek, hetzij vanop afstand aanwezig kan zijn op een algemene vergadering. Zodoende bestaat er voortaan geen twijfel meer over dat deelname aan een algemene vergadering kan via zoom, teams, …
Dit evenwel enkel ‘wanneer de oproeping hierin voorziet’. Deze passage houdt een belangrijke bescherming in voor de syndicus en de VME. Het op digitale wijze deelnemen aan een algemene vergadering is immers geen onaantastbaar recht voor elke mede-eigenaar. Het kan slechts wanneer de syndicus deze mogelijkheid uitdrukkelijk heeft voorzien en dit aan de mede-eigenaars heeft gecommuniceerd in de bijeenroeping. Zo laat de Wet een belangrijke keuzevrijheid aan de syndicus en de mede-eigenaars. Indien men bijvoorbeeld van oordeel is dat er (nog) geen gepast softwaresysteem bestaat om een algemene vergadering op een ordentelijke wijze hybride of digitaal te organiseren of hieraan door de VME nog niet goedgekeurde bijkomende kosten zijn verbonden, kan men hiertoe niet verplicht worden. In dat geval is het perfect mogelijk dat de algemene vergadering ook in de toekomst 100% fysiek wordt gehouden. De Wet is immers duidelijk: wanneer de mogelijkheid van aanwezigheid op afstand niet in de bijeenroeping is vermeld, kan het niet.
Waar de mogelijke kosten voor zuiver digitale vergaderingen al bij al beperkt zullen zijn, is het een ander verhaal voor de hybride vergaderingen. De gebruikelijke vergaderlocaties voor syndici zijn op vandaag nog niet uitgerust met de nodige hardware om dergelijke vergaderingen vlot en efficiënt te laten uitvoeren. Ook de kosten voor de huur van dergelijke locaties zullen beduidend hoger zijn dan huidige huurprijzen. Het zal dan ook aangewezen zijn om dergelijk scenario voorafgaand voor te leggen aan de VME en de mogelijkheid om dergelijke vergaderingen te organiseren te verankeren in het reglement van interne orde.
De voorziene wijziging is een permanente optimalisatie van het appartementsrecht. Niet alleen het huidig Burgerlijk Wetboek wordt aangepast. De verduidelijking wordt ook geïncorporeerd in het nieuwe Boek III ‘Goederen’, dat in september 2021 van kracht wordt. Doel van de wijziging is dus om toekomstgericht digitalisering en innovatie op vlak van algemene vergaderingen in mede-eigendom mogelijk te maken.
De komende maanden zullen toelaten om ervaring op te doen met de nieuwe mogelijkheden. Vanuit die optiek is het adagium ‘never waste a good crisis’ zelden waarheidsgetrouwer geweest. Het zal zaak zijn om vervolgens snel te evalueren of er geen verdere lacunes in het appartementsrecht gedicht moeten worden.
Het wetsontwerp wordt met urgentie behandeld en is vandaag reeds besproken in de commissie Justitie.
Bron: CIB Vlaanderen
Wij houden u verder op de hoogte
Het Original Immo Beheersteam