Om het systeem van betekeningen aan de VME efficiënter te maken, is met ingang van 7 juni een wijziging aangebracht. De wetgever heeft meer bepaald in artikel 42 van het Gerechtelijk Wetboek het volgende ingeschreven: de gerechtsdeurwaarder zal voortaan zijn exploot moeten overhandigen aan de syndicus van de vereniging van mede-eigenaars. De syndicus wordt de belangrijkste geadresseerde van de akte. In overeenstemming hiermee is tegelijkertijd art. 3.89, §4 van het Burgerlijk Wetboek opgeheven.

De syndicus speelt een centrale rol in het beheer van de mede-eigendom. Het in ontvangst nemen en verwerken van allerhande briefwisseling gericht aan de VME is daar een essentieel onderdeel van. Dit behoort logischerwijs tot het takenpakket van de syndicus.

Aangezien de professionele syndicus in principe niet permanent in het gebouw aanwezig is, kan hij de briefwisseling niet zelf ter plaatse in ontvangst nemen. Wanneer het om (essentiële) aangetekende, betekende brieven ter attentie van de syndicus gaat, wordt de situatie nog moeilijker. Niemand, zelfs niet de conciërge voor zover er één is, kan deze in ontvangst nemen. Vele essentiële poststukken komen aldus laattijdig of gewoonweg niet in de handen van de syndicus, met alle gevolgen van dien.

Aangezien de belangrijkste (juridische) documenten normaal per aangetekend schrijven of per (gerechtsdeurwaarders)exploot worden overgemaakt, is het noodzakelijk dat minstens deze kennisgevingen en betekeningen kunnen worden ontvangen door de partij, die hieraan de nodige gevolgen moet geven, met name de syndicus.

Betekening door de gerechtsdeurwaarder

De gerechtsdeurwaarders hebben in de praktijk ondervonden dat het geen sinecure is om op het moment van een betekening een gerechtigd persoon te treffen om de betekening in ontvangst te nemen. Een betekening is de afgifte van een origineel of een afschrift van de akte (bijv. een dagvaarding). Een betekening geschiedt doorgaans via een gerechtsdeurwaardersexploot.

Wat waren voor de wijziging de betekenmogelijkheden van de gerechtsdeurwaarder?

• Eerste mogelijkheid

In principe zal de gerechtsdeurwaarder er altijd de voorkeur aan geven om aan de persoon te betekenen, door naar de zetel van de vereniging van mede-eigenaars te gaan, die overeenkomt met het adres van het gebouw. De kans dat men daar een gerechtigde vindt is zeer klein.

Indien dit niet het geval is, zal de gerechtsdeurwaarder handelen in overeenstemming met artikel 38 GW. Hij zal ervoor zorgen dat hij toegang heeft tot de inkomhal om een kopie van het exploot neer te leggen of  deze idealiter in een brievenbus kan deponeren. Appartementsgebouwen beschikken echter zelden over een brievenbus voor de VME zelf. Zonder een dergelijke brievenbus zal de gerechtsdeurwaarder, bij gebrek aan andere opties, gedwongen zijn om de akte onder gesloten omslag in het zicht achter te laten, in de hal van het gebouw, in de hoop dat de akte daadwerkelijk bij de geadresseerde zal belanden. Vaak geraakt de akte dan zoek en belandt ze niet bij de juiste geadresseerde. Bovendien heeft de gerechtsdeurwaarder steeds vaker geen toegang tot de inkomhal (wegens inbraakbeveiliging, …).

De combinatie van artikel 38, § 1, van het Gerechtelijk Wetboek en 3.89 van het Burgerlijk Wetboek biedt de gerechtsdeurwaarder de mogelijkheid om uiterlijk op de eerste werkdag na de betekening van het exploot een brief te sturen naar het adres van de syndicus. Deze brief moet de datum en het tijdstip van aanbieding vermelden, alsmede de mogelijkheid voor de geadresseerde persoonlijk, of voor een schriftelijk gevolmachtigde, een afschrift van dit exploot af te halen op het kantoor van de gerechtsdeurwaarder, binnen maximum drie maanden te rekenen vanaf de betekening. In de praktijk is het vaak via deze weg dat de betekening kan gebeuren, dankzij de reactie van de syndicus.

• Tweede mogelijkheid

De gerechtsdeurwaarder kan er ook voor kiezen om te betekenen aan de syndicus, het orgaan dat de vereniging van mede-eigenaars geldig vertegenwoordigt in de zin van artikel 34 van het Gerechtelijk Wetboek. In dit geval moet de gerechtsdeurwaarder ervoor zorgen dat het afschrift van de akte aan de syndicus wordt overhandigd (betekening “aan de persoon”). Zo niet zal hij zich naar het hoofdkantoor van de VME moeten begeven, met de hierboven beschreven risico’s. De huidige wetgeving voorziet niet in de mogelijkheid van betekening van de akte aan de syndicus anders dan aan de persoon, in overeenstemming met artikel 35 of 38.

Recente wijziging artikel 42 Gerechtelijk Wetboek

Met de wet van 15 mei 2024 houdende bepalingen inzake digitalisering van justitie en diverse bepalingen (B.S. 28/05/2024) heeft de wetgever naar een efficiëntere en meer rechtszekere oplossing gezocht. De wetgever vond het daarbij logisch dat de syndicus de betekening van gerechtsdeurwaardersexploten in ontvangst neemt. Het is immers – door de registratie in de KBO & de aanplakking van de gegevens van de syndicus in het gebouw – eenvoudiger dan vroeger om de syndicus te identificeren.

De gerechtsdeurwaarder zal voortaan zijn betekeningen aan de VME exploot moeten overhandigen aan de syndicus (die de VME in rechte vertegenwoordigt). De gerechtsdeurwaarder heeft daarbij de mogelijkheid om de betekening fysiek bij de syndicus te doen dan wel te kiezen voor betekening op elektronische wijze.

Als de gerechtsdeurwaarder niemand ter plaatse aantreft, zal hij een brief uitsturen om te informeren over de betekening. De gerechtsdeurwaarder doet dit dan naar zowel de syndicus als de zetel van de VME.

Als er geen syndicus is (bijvoorbeeld in geval van overlijden, ontslag of afzetting) moet de gerechtsdeurwaarder zich wenden tot de zetel van de VME, zoals in het verleden gebeurde.

Onder het artikel 42 van het Gerechtelijk Wetboek werd een achtste punt toegevoegd:

“8° aan verenigingen van mede-eigenaars, aan de syndicus of, bij ontstentenis van een syndicus, aan de zetel van de vereniging van mede-eigenaars. Wanneer de betekening aan de syndicus geschiedt overeenkomstig artikel 38, § 1, zendt de gerechtsdeurwaarder een afschrift van de in het derde lid van dat artikel bedoelde brief zowel aan de syndicus als aan de vereniging van mede-eigenaars”

In aansluiting hierop is artikel 3.89, § 4, van het Burgerlijk Wetboek, opgeheven. Dit alles met ingang van 7 juni 2024.

Bron: CIB syndic 71 – 27 juni 2024