2018 GDPR

Privacy verklaring inzake syndicus schap Original Immo BVBA

1. Algemeen

In navolging van de Europese Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG, kortom de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of beter bekend als de GDPR = General Data Protection Regulation), moet iedere organisatie zo ook de VME en zijn syndicus moet kunnen aanduiden hoe, waar en waarom zij persoonsgegevens verwerkt. Bovendien moet zij kunnen aantonen dat zij deze gegevens niet langer bijhoudt dan noodzakelijk en dat zij het nodige doet ter beveiliging van deze gegevens.

Net zoals de naam, het adres, het telefoonnummer of andere contactgegevens, zijn ook de financiële informatie (lasten, schulden, etc.) van en over een natuurlijke persoon, zijn eigendomsrecht op een kavel in gedwongen mede-eigendom, het aandeel van deze kavel in de mede-eigendom, evenzeer persoonsgegevens, die wanneer ze voor een of andere reden zouden worden verwerkt, binnen het toepassingsgebied vallen van de GDPR en zijn privacyregels en derhalve thans niet meer vrij uitwisselbaar.

De mede-eigenaars van een gebouw vormen de vereniging van mede-eigenaars. Deze vereniging bezit rechtspersoonlijkheid en heeft uitsluitend als doel het behoud en het beheer van het gebouw (artikel 577-5 § 3 BW) en meer bepaald het beheer van de gemeenschappelijke gedeelten en de diensten waar elke private kavel kan van genieten via de tussenkomst van de gemeenschap.

De VME kan slechts haar doel bereiken door middel van twee organen die bij wet zijn bepaald: de algemene vergadering van de mede-eigenaars en de syndicus. De wet omschrijft zeer duidelijk de bevoegdheden van deze organen. Evenwel kan ook het reglement van mede-eigendom nog nadere bepalingen hieromtrent bevatten, alsook kan de algemene vergadering, al dan niet verplicht, nog een bijkomend orgaan, de raad van mede-eigendom, oprichten teneinde toezicht te houden op het beheer van de syndicus.

De VME handelt na tussenkomst van de syndicus die de VME vertegenwoordigt en voert de beslissingen uit van de algemene vergadering. De algemene vergadering benoemt de syndicus die op haar beurt verantwoording verschuldigd is aan de algemene vergadering. Het behoort tot de taak van de algemene vergadering om toezicht en controle uit te oefenen op het beheer van de syndicus. Schiet deze laatste tekort, dan kan de algemene vergadering de nodige maatregelen nemen (bv. ontslag, voorlopige syndicus aanstellen, etc.

De VME is dan weer aansprakelijk voor de daden van de syndicus.

Original Immo BVBA hecht een groot belang aan de bescherming van privacy van onze klanten. De verzameling en verwerking van persoonsgegevens binnen ons bedrijf verloopt geheel in overeenstemming met de Europese Algemene Verordening Gegegevensbescherming (beter bekend als ‘GDPR’). Deze privacyverklaring werd door Original Immo opgesteld omdat wij hierover eerlijk en transparant willen communiceren.

Specifiek wordt onder Original Immo begrepen:

Original Immo BVBA

Ondernemingsnummer 0654.764.549

2000 Antwerpen, Happaertstraat 31

Door gebruik te maken van de website en onze diensten gaan wij ervan uit dat iedere Gebruiker kennis heeft genomen van de Privacyverklaring en bijgevolg de verzameling en verwerking van zijn persoonsgegevens, zoals hier beschreven, aanvaardt.

Ons Privacy-beleid is vatbaar voor mogelijke toekomstige wijzigingen aan de hand van de actuele wetgeving. Deze aanpassingen zullen telkens duidelijk gecommuniceerd worden in de Privacyverklaring. Het is dan ook aan de Gebruiker om op regelmatige basis kennis te nemen van dit document. Iedere substantiële wijziging zal steeds duidelijk gecommuniceerd worden.

2. Wie verwerkt de persoonsgegevens?

De GDPR maakt een onderscheid tussen enerzijds een verwerkingsverantwoordelijke en anderzijds een verwerker. Het is uitermate belangrijk de juiste kwalificatie aan de betrokken instantie/orgaan toe te bedelen teneinde de juiste rechten en verplichtingen te kunnen toekennen.

Artikel 4, 7) GDPR omschrijft de verwerkingsverantwoordelijke als volgt: “een natuurlijke persoon of een rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstelling van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen.”

We onderscheiden om die reden:

2.1 Verantwoordelijke verwerking?

De syndicus van een VME moet bepaalde taken uitvoeren die noodzakelijkerwijs leiden tot een verwerking van persoonsgegevens. Deze taken worden echter vervuld in naam en voor rekening van de VME (obv de wet, het reglement van mede-eigendom of ter uitvoering van een beslissing van de AV).

Hieruit volgt dat de VME als verwerkingsverantwoordelijke moet worden gezien voor alle verwerkingen die door haar organen ten behoeve van haar gebeuren.

Dit impliceert dat de VME dient te voldoen aan de verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke zoals omschreven in de GDPR.

2.2 Feitelijke verwerker?

De syndicus van haar kant is ten aanzien van de VME een feitelijke verwerker. Artikel 4, 8) GDPR omschrijft een verwerker als “een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.”

De feitelijke verwerker is verantwoordelijk voor de goede technische werking van het platform en functionaliteiten. De personen die onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke voor de verwerking gemachtigd zijn om de gegevens te verwerken vallen hier niet onder.

Original Immo selecteert op uitermate zorgvuldige wijze haar feitelijke verwerkers. Iedere feitelijke verwerker moet voldoende waarborgen bieden met betrekking tot technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen rond de verwerking, en voldoen aan de verplichtingen.

De verantwoordelijke voor de verwerking draagt of neemt geen enkele aansprakelijkheid op bij verlies of corruptie van data, identiteitsdiefstal, diefstal van gegevens, virussen of Trojaanse paarden, SQL-injecties of andere aanvallen op de informaticasystemen of online cloud-portalen. De feitelijke verwerker beslist autonoom over de meest technisch geschikte toepassing om de gegevens te verwerken, en doet dit vanuit zijn professionele expertise. Van de verantwoordelijke voor de verwerking kan niet verwacht worden over dezelfde expertise en specialiteit te beschikken.

Daarnaast is de syndicus tevens als onderneming an sich een verwerkingsverantwoordelijke en dient zij (los van de VME) dus ook aan de daarbij horende GDPR verplichtingen te voldoen.

3. Voor welke doeleinden worden mijn persoonsgegevens gebruikt en wat is hiervoor de juridische basis?

Original Immo verzamelt uw persoonsgegevens slechts voor één overkoepelend doel, namelijk het beheer van gebouwen. De verzameling van persoonsgegevens wordt uitgebreider naarmate de Gebruiker intensiever gebruik maakt van onze dienstverlening. Deze gegevensverwerking is essentieel voor de werking van de website en de diensten die worden uitgevoerd door Original Immo.

Het finaliteitsbeginsel van de GDPR heeft tenslotte als gevolg dat de syndicus noch de AV geenszins de gegevens mag gebruiken voor andere doeleinden dan deze die inherent zijn aan het beheer van de mede-eigendom en aan zijn mandaat. Bv. het gebruik van e-mailadressen om reclame te versturen voor immo-activiteiten of verzekeringsactiviteiten is niet toegestaan, behoudens uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

De verwerking gebeurt slechts voor volgende (interne) doeleinden:

Het aanbieden en verbeteren van onze (gestandaardiseerde en op maat gemaakte) diensten, met inbegrip van beheersfuncties, facturatie en offertes, het verzamelen en verwerken van gebruikersopinies, evenals het aanbieden van support. Deze verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst tussen de syndicus en de VME.

Het aanbieden van algemene informatie, productinformatie, nieuwsbrieven en aanbiedingen. Deze verwerking van persoonsgegevens gebeurt enkel op basis van de toestemming van de Gebruiker, dewelke wordt gegeven tijdens de registratieprocedure (zie punt 4).

De detectie van en bescherming tegen fraude, fouten, criminele gedragingen en/of iedere andere handeling die ingaat tegen de voorwaarden waaronder onze website en diensten worden aangeboden. Deze verwerking van persoonsgegevens is vereist in het kader van een juridische verplichting.

Door gebruik te maken van onze website en de functionaliteiten heeft de Gebruiker toestemming gegeven voor de verwerking van je persoonsgegevens door Original Immo. Indien er persoonlijke gegevens van derden worden verwerkt, verklaart Original Immo uitdrukkelijk dat deze verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tot dewelke deze persoon partij is of om stappen te ondernemen op verzoek van deze persoon alvorens tot een overeenkomst te komen.

Aangezien er geen rem op technologie en innovatie staat is het onmogelijk een inschatting te maken van onze toekomstige website en dienstverlening. Het is bijgevolg belangrijk dat deze toestemming ook betrekking heeft op het gebruik van de persoonsgegevens in het kader van de ontwikkeling van nieuwe diensten en functionaliteiten voor zover deze binnen de oorspronkelijke doelstelling van ons platform valt.

4. Hoe worden de persoonsgegevens verzameld?

We verzamelen de persoonsgegevens op volgende wijzen:

Via de registratieprocedure en intake formulieren

Dit betekent dat we alle gegevens verzamelen die nodig zijn voor de gepersonaliseerde dienstverlening zoals naam, geslacht, adres, kavelnummers net als enkele essentiële contactgegevens zoals email-adres & telefoonnummer. Tijdens de verdere afhandeling van het beheer kunnen bijkomende persoonsgegevens verzameld worden. De betrokkene beslist steeds zelf over de hoeveelheid informatie die hij vrij geeft.

We verzamelen in geen geval gevoelige persoonsgegevens van de Gebruiker, zoals gegevens over uw ras, politieke opvattingen, gezondheid, godsdienstige en andere geloofsovertuigingen, seksuele geaardheid en dergelijke.

Via verscheidene technische middelen.

Het platform maakt gebruik van verscheidene middelen om de Gebruikerservaring te optimaliseren en eventuele (technische) fouten in het platform te detecteren;

• Cookies; deze informatie laat ons toe de Gebruiker te herkennen en zodoende efficiënt gebruik te maken van het platformfuncties zoals ingelogd blijven, winkelwagen gebruiken, reviews lezen, gepersonaliseerde commerciële berichten weergeven, etc. Voor een verdere verduidelijking rond onze cookies verwijzen we u graag door naar onze Cookie Policy;
• Log-informatie: dit betreft informatie zoals het IP-adres en diverse telecommunicatie-gegevens.
• Informatie met betrekking tot het gebruikte toestel zoals hardware- en software informatie en netwerk informatie.
• Local storage informatie.

Het platform verzamelt eveneens anonieme gegevens, zijnde technische gegevens die uitsluitend voor interne doeleinden gebruikt worden om een beeld te krijgen van de Gebruikersnavigatie op uw website.

5. Worden mijn gegevens buiten de EU gebruikt (of zelfs overgedragen op derde partijen)?

De persoonsgegevens worden in de eerste plaats enkel verwerkt voor intern gebruik binnen Original Immo. We kunnen u dan ook gerust stellen dat persoonsgegevens niet verkocht, doorgegeven of meegedeeld worden aan derde partijen die aan ons verbonden zijn.

Er een uitdrukkelijke toestemming is van de betrokkene;

Wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst. Dit zal het geval zijn met werknemers, medewerkers, agenten, onderaannemers, leveranciers, commerciële partners, marketingdiensten, commissaris van de rekeningen of Raad van Beheer etc.;

Wanneer de doorgifte noodzakelijk is voor de sluiting of de uitvoering van een in het belang van de Gebruiker tussen de verantwoordelijke voor de verwerking en een derde gesloten of te sluiten overeenkomst. Bijvoorbeeld in het kader van fraude;

Wanneer de doorgifte noodzakelijk is of wettelijk verplicht (zwaarwegend algemeen belang of recht);

De betrokkene is zeker van de vertrouwelijke verwerking van zijn persoonsgegevens in geval van een overname of verkoop van Original Immo. In dit geval zal Original Immo de nodige informatie aan betrokkene verschaffen.

Original Immo is een Belgische onderneming. Niettemin kan er gegevensverwerking en/of –overdracht zijn naar landen buiten de Europese Unie via bijvoorbeeld dez Cloud voor gevraagde website gebouw. Ingevolge de GDPR mogen persoonsgegevens alleen worden doorgegeven aan landen die eenzelfde passend beschermingsniveau waarborgen, en waar dezelfde of gelijkaardige bepalingen van de privacywet worden nageleefd. Het land, duur van de overdracht en opslag, aard van de gegevens en precieze doeleinden zijn criteria die per geval onderzocht moeten worden.

6. Wat zijn mijn rechten?

6.1 Garantie van een rechtmatige en veilige verwerking van persoonsgegevens

Iedere Gebruiker kan er van uitgaan dat Original Immo jouw persoonsgegevens steeds ‘eerlijk en rechtmatig’ verwerkt. Dit betekent volgende garanties;

Persoonsgegevens worden enkel conform de uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verwerkt.

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens enkel voor zover dit toereikend, ter zake dienend en niet overmatig is.

Wij bewaren uw persoonsgegevens nooit langer op dan strikt noodzakelijk, dit wil zeggen zolang uw account actief is of zolang de persoonsgegevens noodzakelijk zijn om u een bepaalde dienst aan te bieden.

Original Immo heeft voldoende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om u een veilige verwerking van de persoonsgegevens te garanderen. Deze beveiligingsmaatregelen zijn in verhouding met de aard van de persoonsgegevens en de potentiele risico’s.

De risico’s van een toevallige of ongeoorloofde vernietiging, toevallig verlies, de wijziging van of de toegang tot, en iedere andere niet toegelaten verwerking zijn dan ook tot een minimum gereduceerd. Dit betekent jammer genoeg niet dat er geen risico meer bestaat. Bij een inbraak op haar informaticasystemen zal Original Immo onmiddellijk alle mogelijke maatregelen nemen om schade en/of diefstal tot een minimum te beperken.

6.2 Uw rechten als Gebruiker

Als u uw rechten als betrokkene wilt laten gelden, dien uw verzoek dan als e-mail in bij de klantenservice: beheer@oi.be, of in schriftelijke vorm bij Original Immo, Happaertsstraat 31 te 2000 Antwerpen. Zorg er daarbij alstublieft voor dat een eenduidige identificering van uw persoon voor ons mogelijk is.

Recht van toegang: U heeft recht van toegang tot de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

Recht op rectificatie en wissen van gegevens: U heeft ten allen tijde de mogelijkheid uw persoonsgegevens te laten rectificeren of wissen, mits daarvoor voldaan is aan de wettelijke bepalingen hiervoor. Hierbij wenst Original Immo u te wijzen op de wettelijke verplichting de boekhouding minimaal 5 jaar bij te houden dus vergetelheid is pas mogelijk in jaar 6 na verkoop kavel of einde mandaat syndicus.

In geval van onjuistheden zullen wij de bij ons opgeslagen gegevens na berichtgeving door u onmiddellijk corrigeren. Persoonsgegevens worden gewist wanneer aan de wettelijke bepalingen is voldaan, o.a. omdat de gegevens voor de doelen waarvoor zij werden verzameld of anderszins verwerkt, niet meer noodzakelijk zijn of deze gegevens onrechtmatig werden verwerkt. Uitgezonderd van het wissen zijn uitsluitend die gegevens die wij voor de uitvoering van nog lopende opdrachten of voor het realiseren van onze rechten en eisen nodig hebben, evenals gegevens, die wij op grond van wettelijke bewaartermijnen langer moeten opslaan. Voor zover gegevens alleen niet gewist worden wegens een nog bestaande bewaartermijn, wordt de verwerking daarvan door ons beperkt, ook zonder dat u dit van ons verlangt.

Beperking van de verwerking: U kunt van ons, indien voldaan is aan de hiervoor geldende wettelijke bepalingen, verlangen dat wij de verwerking van uw gegevens inperken.

Bezwaar tegen gegevensverwerking: Daarnaast heeft u het recht ten allen tijde bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking door ons. Wij zullen dan de verwerking van uw gegevens stoppen, tenzij wij – conform de wettelijke bepalingen – dwingende legitieme gronden voor verdere verwerking kunnen aantonen, die zwaarder wegen dan uw rechten.

Bezwaar tegen direct marketing: U kunt bovendien bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ten behoeve van reclamedoeleinden (“Bezwaar tegen reclame”). Dit geldt echter niet voor de gegevens die noodzakelijk zijn voor voor de uitvoering van uw bestelling. Na ontvangst van uw bezwaar zullen wij de gegevens in kwestie voor geen andere doeleinden dan de uitvoering van uw bestelling meer gebruiken, verwerken of overdragen en de verzending van reclamemateriaal aan u staken.

Bezwaar tegen gegevensverwerking bij rechtsgrondslag “gerechtvaardigd belang”: Daarbij heeft u het recht ten allen tijde bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking door ons, voor zover deze berust op de rechtsgrondslag gerechtvaardigd belang. Wij zullen dan de verwerking van uw gegevens staken, tenzij wij – conform de wettelijke bepalingen – dwingende legitieme gronden voor verdere verwerking kunnen aantonen, die zwaarder wegen dan uw rechten.

Intrekking van de toestemming: Voor zover u ons toestemming hebt verleend voor de verwerking van uw gegevens, kunt u deze ten allen tijde met wijzigende gevolgen voor de toekomst herroepen. De rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens tot aan de herroeping staat hier los van.

Recht tot het indienen van een klacht bij de toezichthoudende autoriteiten: U heeft het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. U kunt zich hiervoor wenden tot de toezichthoudende autoriteit, die voor uw woonplaats bevoegd is of tot de voor ons bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit. Dat is:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35

1000 Brussel

7. Contact

Voor informatie en suggesties over het thema gegevensbescherming staan graag ter beschikking op het volgende e-mailadres: beheer@oi.be